Mengenal Komunikasi Bisnis: Fungsi, Unsur, dan Tujuannya dalam Dunia Bisnis

Ilustrasi komunikasi bisnis. (Freepik) (Freepik)

INDOZONE.ID - Bagi pebisnis, komunikasi bisnis sangatlah penting dalam menjalankan suatu bisnis atau perusahaan.

Komunikasi bisnis yang dimaksud adalah komunikasi yang dilakukan secara verbal maupun non verbal.

Komunikasi bisnis yang perlu kamu pahami di dalamnya yaitu pendapat, ide, gagasan, maupun informasi. Komunikasi ini bisa dilakukan secara personal atau impersonal.

Baca juga: 5 Tips Sukses Berbisnis untuk Pengusaha Muda: dari Fokus hingga Berani Menghadapi Risiko

Selain itu, ada unsur-unsur yang tak kalah pentingnya dalam berkomunikasi, yang dikenal dengan formula 5 W + 1 H, yakni:

1. Komunikator = who (communicator, source, sender)
2. Pesan = says what (message) 
3. Media = in which channel (channel, media)
4. Komunikan = to whom (communicant, communicatee, reciever, recipient)
5. Efek (effect, impact, influence)

Sementara aktivitas komunikasi di dalam kegiatan bisnis harus terdapat unsur-unsur tertentu. Adapun unsur-unsur komunikasi bisnis adalah sebagai berikut:

1. Terdapat tujuan, setiap komunikasi tersebut memiliki tujuan yang telah ditentukan dan sejalan dengan tujuan organisasi.
2. Ada pertukaran, setiap  komunikasi melibatkan setidaknya dua orang atau lebih (komunikator dan komunikan).
3. Berisi informasi, gagasan, opini, instruksi. Ini adalah isi dari pesan yang terdapat dalam komunikasi, yang bentuknya bisa beragam tergantung situasi, kondisi, dan tujuannya.
4. Memanfaatkan saluran personal atau impersonal, setiap komunikasi dapat dilakukan dengan bertatap muka, memanfaatkan media khusus, atau media massa, jika ingin menjangkau banyak orang.
5. Menggunakan simbol atau sinyal, artinya adalah metode atau alat yang dipakai untuk berkomunikasi sehingga bisa dipahami oleh penerima pesan.
6. Pencapaian target atau tujuan organisasi, di mana tujuan tersebut sudah berlaku dan telah ditetapkan oleh manajemen.

Komunikasi bisnis memiliki tujuan yang jelas, yaitu menjalankan empat fungsi utama: memberikan informasi (informing) untuk meningkatkan pengetahuan dan kesadaran, melakukan persuasi (persuading) untuk mempengaruhi keputusan, melakukan kolaborasi (collaborating) untuk membangun kerja sama, dan melakukan integrasi (integrating) untuk menyatukan berbagai elemen dalam mencapai tujuan bersama dengan audiens.

1. Memberikan Informasi (Informing)

Dalam komunikasi bisnis, salah satu tujuan utama adalah memberikan informasi yang relevan kepada pihak lain.

Contohnya, ketika perusahaan membutuhkan staf administrasi baru untuk kantor cabang, pimpinan dapat memasang iklan lowongan kerja melalui berbagai media seperti surat kabar, majalah, radio, atau internet.

Setiap media memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga manajer perlu memilih media yang paling sesuai berdasarkan kemampuan dan kebutuhan perusahaan. 

2. Melakukan Persuasi (Persuading)

Dalam komunikasi bisnis, persuasi memegang peranan penting untuk mempengaruhi audiens agar memahami dan menerima pesan yang disampaikan.

Salah satu contoh persuasi dalam bisnis adalah melalui negosiasi antara dua belah pihak untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

Dengan menggunakan teknik persuasi yang tepat, seseorang dapat meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan yang diinginkan dalam bisnis.

Baca juga: UKM: Pengertian, Perbedaan dengan UMKM, dan Peluang Bisnis yang Menguntungkan

3. Melakukan Kolaborasi (Collaborating)

Tujuan ketiga dari komunikasi bisnis adalah membangun kolaborasi atau kerja sama yang efektif antara individu atau organisasi.

Melalui komunikasi bisnis yang baik, seseorang dapat menjalin kerja sama yang produktif, baik dalam lingkup domestik maupun internasional.

Memahami unsur-unsur komunikasi bisnis sangat penting untuk mencapai tujuan ini, karena kolaborasi yang sukses bergantung pada kemampuan untuk berkomunikasi dengan jelas, mendengarkan dengan baik, dan membangun hubungan yang saling menguntungkan.

Pemahaman yang baik tentang komunikasi bisnis dapat membantu meningkatkan efektivitas kerja sama dan mencapai hasil yang diinginkan.